Kilometrówka - co to jest?
Kilometrówka to zwrot kosztów używania prywatnego pojazdu do celów służbowych. Pracownik wykorzystujący własne auto w pracy (np. wizyty u klientów, wyjazdy służbowe) ma prawo do rekompensaty liczonej według stawek urzędowych za każdy przejechany kilometr.
Stawki urzędowe 2026
- Samochód osobowy do 900 cm³ - 0,89 zł/km
- Samochód osobowy powyżej 900 cm³ - 1,15 zł/km
- Motocykl - 0,69 zł/km
- Motorower - 0,42 zł/km
Stawki obowiązują od 17 stycznia 2023 r. (rozporządzenie MIB) - przed nimi były niezmienne od 2007 roku. Aktualna stawka jest wyższa o ok. 50% od poprzedniej, co lepiej oddaje realne koszty utrzymania auta.
Co pokrywa kilometrówka?
Stawka jest ryczałtowa i obejmuje wszystkie koszty: paliwo, oleje, opony, eksploatację, amortyzację, ubezpieczenie, serwis. Nie wymaga dokumentowania wydatków - wystarczy ewidencja przebiegu pojazdu (kiedy, dokąd, ile km).
Ewidencja przebiegu pojazdu
Pracownik musi prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu z następującymi danymi:
- Data wyjazdu
- Cel wyjazdu
- Trasa (od-do)
- Liczba przejechanych km
- Stawka i kwota
- Podpis pracownika i pracodawcy
Bez ewidencji urząd skarbowy może zakwestionować wydatek przy kontroli. Ewidencja powinna być podpisywana co miesiąc przed wypłatą zwrotu.
Limit miesięczny - tzw. ryczałt
Niektóre stanowiska otrzymują ryczałt miesięczny zamiast rozliczania konkretnego przebiegu. Limity 2026:
- Miasta do 100 tys. mieszkańców - 250 km/mc
- Miasta 100-500 tys. - 300 km/mc
- Miasta powyżej 500 tys. - 400 km/mc
Ryczałt zwalnia z prowadzenia szczegółowej ewidencji - tylko oświadczenie pracownika, że jeździł służbowo. Wygodniejsze dla obu stron.
Opodatkowanie kilometrówki
Kilometrówka do limitu urzędowego jest zwolniona z PIT i ZUS. Pracownik dostaje pełną kwotę "na rękę". Nadwyżka ponad ryczałt już podlega opodatkowaniu jak normalne wynagrodzenie.